Feedback

5 tipů, jak vyhrát veřejnou zakázku

04. duben 2018
V minulém díle jsme objasnili, proč jsou veřejné zakázky skvělou příležitostí pro všechny firmy i podnikatele. Dnes se pro změnu podíváme na pět užitečných rad, které Vám s procesem podávání zakázek velmi pomohou.

Zorientujte se v záležitosti veřejných zakázek

Veřejné zakázky jsou velice formální záležitostí, a proto se k ní pojí i mnoho odborných pojmů a slovních spojení, jako například:
Zadávací dokumentace
Soubor dokumentů, údajů, požadavků a technických podmínek zadavatele vymezujících předmět veřejné zakázky v podrobnostech nezbytných pro zpracování nabídky. Za správnost a úplnost zadávacích podmínek odpovídá zadavatel.
Předpokládaná hodnota
Výše peněžitého závazku vyplývající z plnění veřejné zakázky, který je zadavatel povinen stanovit pro účely postupu v zadávacím řízení před jeho zahájením. Při stanovení předpokládané hodnoty je vždy rozhodná cena bez daně z přidané hodnoty.
CPV kód
Kódy CPV (z angl. Common Procurement Vocabulary, t.j. společná terminologie zadávání) jsou mezinárodně platné číselné kódy pro různé oblasti produktů a služeb.
Klasifikační systém CPV kódů je složen z hlavního a doplňkového slovníku.

Další pojmy naleznete v našem slovníčku.

Najděte tu správnou zakázku

Podávání nabídky je časově náročné. Proto doporučujeme zaměřovat se pouze na ty veřejné zakázky, u kterých je Vaše šance na výhru největší. To znamená, že je potřeba zhodnotit vlastní schopnosti v porovnání s ostatními podavateli nabídky (tedy konkurencí).
a) Zkontrolujte hodnotící kritérium:
Jak bude vybírána ta „nejlepší” nabídka? Buď rozhoduje pouze cena, nebo ekonomická výhodnost nabídky, která je založená na několika dílčích kritériích stanovených v zadávací dokumentaci. Zvažte, jestli Vás daná kritéria zvýhodňují (či naopak); pokud jste firma, která poskytuje vysoce kvalitní produkty nebo vysoce kvalitní služby, nepodávejte nabídky na veřejné zakázky, u kterých rozhoduje pouze cena. Výjimka: pokud zadávací dokumentace specifikuje vysokou úroveň kvality produktu nebo služby, Vaše konkurence ji možná nebude schopná naplnit. A i pokud bude, nezvládne to za nízkou cenu, takže Vaše nabídka bude konkurenceschopná, i jestliže jediným hodnotícím kritériem je cena!
b) Zkontrolujte specifikace:
Protože se hodnotící kritéria přímo vztahují ke specifikacím zakázky, je třeba zkontrolovat i je. Pokud se ale specifika zdají moc složité nebo detailní, řiďte se podle následujícího bodu.
c) Hledejte varovné signály:
Existují nějaké příznaky, které by Vás měly odradit od podávání nabídky? Někdy veřejné orgány preferují určitého dodavatele, ať už z jakéhokoliv důvodu – což je samozřejmě samo o sobě protiprávní. I tak se ustanovením různých specifikací snaží znevýhodnit ostatní uchazeče. Nad takovou veřejnou zakázkou je lepší neplýtvat časem, či alespoň dvakrát zvážit, pokud má soutěžení cenu. Varovné signály mohou vypadat takto:
  • neobvykle krátká podávací lhůta
  • dokumentace je k dispozici pouze na velmi krátkou dobu
  • nejasné nebo protichůdné specifikace a termíny (à kontaktujte dotyčnou autoritu kvůli objasnění, pokud nedostanete rozumné odůvodnění, raději zakázku ignorujte)
  • důležité informace ohledně specifikací jsou objasněny krátce před koncem podávací lhůty
  • specifikace zní, jako kdyby je napsal jeden z Vašich konkurentů
  • proces řízení je nejasný
  • hodnotící kritéria jsou pro danou zakázku nastaveny nevhodně

Vžijte se do role zadavatele

I přes mnoho administrativních požadavků a formálních procedur není zakázáno přidat do dokumentace informace, které nejsou vysloveně vyžádány. Proto se zkuste vžít do role zadavatele: jaké informace ovlivní proces hodnocení profesionálnosti a kvalifikovanosti jednotlivých dodavatelů, a nakonec tak i rozhodnou o vítězi?
  • Nejdůležitěji ze všeho se ujistěte, že opravdu rozumíte problému/potřebě zadavatele. To není vždy jednoduché odhadnout, jelikož zástupci dotyčného veřejného subjektu nemusí zcela chápat výhody produktů nebo služeb, které nabízíte. Čím lépe porozumíte tomu, co potřebují, tím lépe můžete Vaši zakázku upravit. Pokuste se zodpovědět následující otázky:
    • Jaké jsou zadavatelovi cíle?
    • Jaké jsou jeho aktuální potřeby?
    • Proč vypsal veřejnou zakázku? Proč právě v tuto chvíli?
    • Jak je na tom zadavatel z hlediska financí – obecně a u specifické zakázky
    • Jak je dotyčná autorita/instituce organizována?
    • Kdo v ní rozhoduje?
  • Zvýrazněte výhody Vašich produktů či služeb; např. vyzdvihněte úspory během životního cyklu produktu. Vaše nabídka bude vypadat atraktivněji, protože si  zadavatel bude moci představit její reálné využití.
  • Ve Vašem oboru jste nejspíše mnohem vzdělanější, než samotný zadavatel. Proto byste měli komunikovat tak, aby Vám Váš potencionální zákazník rozuměl.

Vyvarujte se častých chyb

Velmi často se stává, že zadavatelé nabídku nemohou přijmout, jelikož obsahuje formální chyby. Jeden nepatrný omyl může nejen odčinit mnoho hodin práce strávených sestavováním nabídky, ale i pokazit skvělou příležitost.
Níže vidíte seznam těch nejčastějších chyb. I když se většina z nich zdá zřejmá, dochází k nim frekventovaně – obvykle kvůli nedostatku času. Ujistěte se tedy, že máte čas na závěrečnou kontrolu, a použijte toto jako předlohu:
  • Schází podpisy: i když chybí jen jeden podpis, nabídka musí být diskvalifikována ze soutěže.
  • Dávejte si pozor na používání vlastních formulářů. Formuláře jsou obvykle poskytnuty prostřednictvím dokumentace zakázky. Doporučujeme tedy používat ty předložené. Pokud tak nemůžete učinit (k podávání nabídek používáte software), ujistěte se, že Vaše formuláře nepostrádají důležité informace nebo neobsahují nežádoucí (např. odkazují na vlastní pravidla a podmínky).
  • Pokud na poslední chvíli potřebujete nabídku upravit (a buď už nestíháte, nebo ani nemáte možnost vytisknout nové dokumenty), jasně vyznačte, které části textu stále platí. K opravě připojte jméno osoby (nebo její podpis) a datum opravy, aby bylo zřejmé, že nabídku jste upravili Vy, tedy podavatel.
  • Všechny žádoucí dokumenty musí být k nabídce připojeny. Pokud nejste schopni prokázat včas určitý certifikát, obvykle stačí deklarovat, že požadovaná kritéria naplňujete. Později však budete muset dokázat, že Vaše firma kritéria v době podávání nabídky splňovala.
  • Řiďte se dle pravidel, která určují, jak podat nabídku. Pokud nedochází k podávání elektronicky, Vaše nabídka musí být předložena v jasně označených obálkách. Nabídku rozhodně nefaxujte, ani neposílejte e-mailem!

Rozvrhněte si čas

Jakmile se rozhodnete účastnit se výběrového řízení, je důležité proces časově rozvrhnout:
  • Nejprve si položte následující otázky: Kdy končí lhůta? Jak dlouho bude přístupná potřebná dokumentace?
  • Sepište seznam dokumentů, které musíte poskytnou zadavateli. Pokud je nemáte připravené, hned si je obstarejte, jelikož to může zabrat čas.
  • Ujistěte se, že Váš hardware je připraven k elektronické komunikaci (elektronický podpis, software, atd.). Otestujte platformu, přes kterou komunikujete.
  • Vyčleňte si čas na překontrolování Vašich kroků! Často se stane, že se řeší věci na poslední chvíli, a právě tehdy dochází k administrativním chybám. Proto byste na obsahu nabídky neměli pracovat až do poslední chvíle, ale místo toho několikrát zkontrolovat, zdali splňujete všechny formality.

verejna-soutez.cz není odpovědná za obsah webových stránek druhých stran